Получение расширенной выписки из домовой книги: возможные способы и требуемые документы

Постановка граждан на регистрационный учёт в частном доме или многоквартирном здании сопровождается внесением сведений в домовую книгу, которая ведётся на каждое отдельное жилое помещение (п.85 приложения к приказу ФМС N 288 от 11 сентября 2012 г.). В ряде случаев собственнику или жильцам требуется заверенная копия информации из поквартирной книги, причем оформленная не в обычном (стандартном), а в расширенном виде.

В каких случаях может понадобиться архивная выписка?

Упомянутое название документа связано с тем, что содержащиеся в нем данные включают записи о постановке граждан на регистрационный учёт начиная с первого заселения в рассматриваемый недвижимый объект. Когда по стечению обстоятельств жильцы временно выписываются из жилплощади (на период прохождения воинской службы, отбывания наказания в местах лишения свободы и т.д.), по окончанию указанного срока они вправе вернуться на занимаемые ранее квадратные метры. По этой причине покупатели жилплощади желают иметь на руках выписку, чтобы в дальнейшем не судиться с неожиданно появившимися претендентами на жилье.

Основными ситуациями, требующими запроса архивных сведений из домовой книги, являются:

• сделки по передаче права собственности на квадратные метры;
• оформление субсидий, льгот, материнского капитала, кредитных займов под залог недвижимости;
• выписка и прописка граждан в ряде нестандартных ситуаций (уход в армию, убытие в места заключения и др.).

Шаблон архивной справки включает подробные сведения о ранее зарегистрированных и проживающих в настоящее время в квартире гражданах, их личную и паспортную информацию, период прописки в указанном жилье.

Сведения о зарегистрированных жильцах многоквартирного дома хранятся в руководящей компанией (ТСЖ, УК, ЖСК и т.д.). Жители частного сектора вписывают сведения о постановленных на учёт лицах самостоятельно, заверяя внесённые в домовую книгу данные в паспортном столе.

Наиболее актуально получение расширенной выписки в том случае, когда в рассматриваемом жилом помещении:

• имелась ранее регистрация несовершеннолетних, недееспособных и прочих граждан из социально незащищенных слоев, соблюдение имущественных прав которых контролируется соответствующими законодательными актами;
• право собственности получено путем приватизации.

Не лишним становится оформление справки при покупке жилплощади в доме, сданном в эксплуатацию более 7 лет назад.

Где можно получить?

Обратиться за выдачей подробных сведений из домовой книги, представляющих собой заверенную сжатую копию содержащейся в ней информации, можно в паспортный стол управляющей многоквартирным домом организации, в отделение МФЦ или администрацию муниципального образования.

Он-лайн сервис

Одним из способов получения архивной выписки является ее заказ на сайте Госуслуг, воспользоваться которым могут предварительно зарегистрировавшиеся на портале граждане. Открыв подменю «Квартира, строительство, земля», следует:

• найти услугу по выдаче документов;
• указать необходимый вид справки — расширенная из домовой книги;
• заполнить сведения в открывшейся форме;
• выбрать способ получения — по электронной почте (высылается копия) или в отделении МФЦ.

Срок изготовления справки занимает до 7 дней. На интернет-адрес заявителя приходит уведомление о приеме заявки на рассмотрение и готовности документа.

МФЦ

Предоставлением выписки из домовой книги также занимаются МФЦ, обратиться в которые можно посредством записи по телефону или электронной очереди. Преимущества заказа справки в многофункциональном центре:

• один сотрудник принимает заявку и самостоятельно запрашивает требуемую информацию в госорганах;
• удобный график приема граждан, минимальная очередь;
• благодаря помощи квалифицированного оператора МФЦ заявление заполняется грамотно, нет необходимости повторного обращения для устранения недочётов;
• оформление документации в установленные законом и заранее указанные заявителю сроки.

Государственные органы

Предоставление выписки входит в компетенцию сотрудников паспортного стола, относящегося к управляющей многоквартирным домом организации, и паспортно-визового сервиса УФМС (на основании указа Президента РФ N156 от 5 апреля 2916 г. служба объединена с МВД). Для небольших населенных пунктов актуально обращение за справкой в местный муниципалитет.

Как заказать?

Перед тем как посетить одну из приведенных выше организаций, полезно ознакомиться с правилами осуществления процедуры. Это поможет сделать бумагу со сведениями из домовой книги в кратчайшие сроки, исключив необходимость траты времени на повторное обращение в уполномоченную организацию.

Кто имеет право получить документ

Выдача указанной справки возможна владельцу квадратных метров или зарегистрированному в жилье квартиранту. В остальных случаях при запросе данных третьими лицами требуется оформить у нотариуса доверенность.

Если расширенная выписка нужна гражданину, ранее проживавшему на указанных квадратных метрах, и имеется штамп в паспорте о снятии с регистрационного учёта, на его основании допустима выдача запрашиваемой информации по заявлению указанного лица.

Процедура получения

Для заказа расширенной выписки подготавливается комплект документации:

• паспорт или иное удостоверение личности заявителя;
• свидетельство собственности на недвижимый объект (для помещений, право владения которыми оформлено после принятия ФЗ N 218 от 13 июля 2015 г., — выписка из ЕГРП).

В случае обращения в уполномоченный орган представителя проживающего по адресу гражданина прикладывается нотариальная доверенность.

Непосредственно процедура оформления архивной выписки включает:

• сбор пакета справок и бумаг;
• посещение выбранного учреждения, где заполняется заявление установленного образца;
• передачу уполномоченному сотруднику подготовленной документации;
• повторное обращение в указанный срок для того, чтобы забрать готовую форму.

При отказе в выдаче заявитель уведомляется об отрицательном решении с указанием причин согласно действующему законодательству.

Иной порядок имеет получение документа он-лайн, когда перечисленные этапы заменяются грамотным заполнением формы на интернет-портале.

Сложности в получении

При заказе справки из домовой книги владельцы недвижимости сталкиваются с проблемой отказа, основанной на законе о защите персональной информации (ст.7 ФЗ N 152 от 27 июля 2007 г.). В этом случае допустимо договориться с сотрудниками паспортного стола или иной организации, куда подавалось заявление, либо оформить нужную бумагу путем обращения в предоставляющее услуги подобного рода юридическое агентство.

Отказать в выдаче архивной выписки могут в случае:

• написания заявления лицом, не проживающим в квартире, не имеющим права распоряжения ей или доверенности от собственника;
• неправильного заполнения заявления, непредставления требуемых бумаг и справок.

Подобные нарушения легко устраняются, после чего гражданин вправе повторно обратиться за получением документа.

При заказе справочных сведений из домовой книги в управляющей организации МКД должностное лицо, ведающее оформлением выписки, может отказать заявителю по причине задолженности по коммунальным платежам. Подобные действия сотрудников неправомерны, решить проблему позволит обращение к вышестоящему руководству или судебные инстанции.

Срок действия справочной информации из домовой книги составляет 30 дней, в ряде учреждений принимается документ, сделанный не более чем за две недели до предоставления.

Образец

Архивная справка содержит информацию о всех жильцах, когда-либо прописанных в жилплощади, включая такие характеристика как:

• личные и паспортные данные;
• гражданство, военная обязанность;
• тип регистрации (постоянная, временная), дата ее получения и окончания.

При получении документа одним из перечисленных способов для его юридической силы рекомендуется удостовериться в правильности заполнения указанных в ней данных, наличии подписи выдавшего должностного лица и печати организации.

На примере образца можно ознакомиться с тем как выглядит расширенная (архивная) выписка из домовой книг.

Расхожее мнение о том, что оформление расширенной выписки занимает длительный срок и требует уплаты денег, не верно. Отличием от стандартной формы является увеличенный (до 1 недели) срок ее изготовления, при этом предоставлять справку сотрудники учреждений обязаны бесплатно. Платное получение сведений из домовой книги допустимо в том случае, когда их запрос осуществляет сотрудник юридической службы, услуги которого оплачиваются заказавшим документ гражданином согласно прейскуранту.